基于人事檔案審核的高校人事代理人員檔案研究

日期:2018-09-11 / 人氣: / 來源:未知

人事檔案, 簡稱檔案, 是記載每個人學習、工作、成長經歷的紙質材料。是個人經歷、現實表現、工作作風、工作業績等內容的重要載體。在各級單位選人、用人、全面了解和考察干部中均起到了極為關鍵的作用。人事檔案管理工作, 是組織人事工作的重要內容, 是做好干部工作的前提和基礎。隨著我國事業單位人事制度改革的推進, 人事代理制度在高校已經實行了數十年。人事代理人員檔案管理工作的弱化, 對近年來的青年干部考察及培養工作帶來極大的不便。
1 人事代理概況
人事代理是隨著我國市場經濟發展的需要, 在我國逐步推行的一種新型的人事管理社會化方式。人事代理制度作為一種新型人事管理方式, 它的實施對于減輕用人單位的負擔, 克服人事管理中長期存在的人員能進難出、職責能上難下、待遇能高難低與干好干壞一個樣等弊端, 提高人事管理效率, 對于實現單位自主擇人, 人才自主擇業, 人盡其才, 才盡其用, 優化人才結構, 促進人才合理流動, 拓寬人才服務領域, 加快政府職能轉變, 建立社會化服務體系, 促進經濟社會社會事業又好又快發展, 發揮了積極而重要的作用。[1]
在調研的江蘇省十余所高校中, 人事代理人員普遍執行的人才派遣制度。人才派遣 (rent a talent;specializing in finding skilled professionals to fill a temporary need for a business) 也稱人才派送、人才租賃, 是指用人單位通過人才中介服務機構選聘急需的人才, 并由該機構分別與用人單位和派遣人員簽訂人才派遣合同和派遣員工合同, 以規范三方在派遣期間的權利與義務, 同時通過該機構為所聘人才發放薪酬、代辦社會保險、管理檔案等一種新型的用人方式。特征是用人單位與勞動者個人不存在直接的勞動關系, 單位用人不養人, 用人單位與派遣機構共同對派遣人員實行雙軌制的考核管理。
作為高校, 實際操作方式則為接轉派遣。既由用人單位自行招募、選拔、培訓人員, 再由人才派遣機構與員工簽訂《派遣員工合同書》后上崗, 并由派遣機構負責員工的人事檔案關系接轉、檔案保管、社會保險及公積金的辦理等人事事宜。而績效考核評價、工資發放、職稱評審、黨團組織關系管理等則由高校自身完成。
2 人事代理人員基本結構分析
在干部人事檔案專項審核工作中, 通過“三齡兩歷一身份”的審核, 可以得出一般高校人事代理人員結構普遍具有以下特點, 現以某高校的具體數據為例進行說明。
2.1 人事代理人員總量較大
隨著高等教育事業的發展, 高等學校教職工需求量越來越大, 而各個學校編制數非常有限。為了可持續發展, 高等學校不得不招收大量的人事代理人員。某高校現有教職工1230人, 其中, 人事代理人員403人, 占總數的32.76%。
2.2 人事代理人員年齡分布年輕化
人事代理制度作為一種新型的人事管理方式, 在近十年得到大面積的推廣及應用。在403名人事代理人員中, 35歲及以下人員為281人, 占總數的69.73%;36-45歲為84人, 占總數的20.84%;46-50歲為33人, 占總數的8.19%;50歲以上為5人占總數的1.24%。
2.3 人事代理人員學歷層次高學歷化
高校作為教學科研單位, 人事代理人員招收時門檻相對較高, 尤其對學歷的要求特別高, 大部分崗位要求碩士研究生起步。在調研中發現, 人事代理人員中, 博士12人, 占總數的2.98%;碩士研究生319人, 占總數的79.16%;大學63人, 占總數的15.63%;大專及以下9人占總數的2.23%。
2.4 人事代理人員校內發展勢頭強勁
人事代理人員中, 碩士及博士研究生比例較大。因為學歷層次較高, 職稱逐年提高也較快。現有副教授30人, 占總數的7.44%;中級職稱281人, 占總數的69.73%;助理級55人, 占總數的13.65%。在行政崗位的人員, 副處級干部1人;正科級干部15人, 副科級干部71人。由此可見, 人事代理人員對學校事業發展了起到了重大的作用。
3 人事代理人員檔案現狀及檔案管理中存在的問題
在本次干部檔案專項審核工作中, 各單位對人事代理人員檔案進行了全面、系統的整理、歸檔, 檔案管理工作變得更加的制度化、科學化、高效化, 為培養使用干部發揮了積極的作用。同時, 也發現這一制度下, 人事代理人員檔案管理中存在一些問題。
3.1 人才派遣機構與用人單位檔案管理的責權不清, 管理混亂
按照人事代理制度, 人事代理人員的檔案應由人才派遣機構保存, 人事關系也由人才派遣機構管理。人事關系涉及員工、單位和人才派遣機構三方, 其中用人單位和員工之間是用工關系, 用人單位和人才派遣機構之間是委托關系。人才派遣機構理應收集、整理員工檔案。然而通過調研發現, 員工和人才派遣機構, 除了一張勞務派遣合同, 沒有其他任何實際聯系。人才派遣機構只起到原始檔案保管的作用, 對后面產生的材料沒有任何主動收集、整理的行為。故在檔案審核中發現, 有些領導認為人事代理人員并非學校編制內工作人員, 干部人事檔案也不在學校內部保管, 檔案整理工作跟學校則沒有關系。人事代理人員的檔案七零八散, 用人單位一部分, 人才派遣機構一部分。
3.2 用人單位對人事代理人員檔案管理工作重視不足
隨著市場經濟的發展和人事制度改革的不斷深入, 人事代理制度在高校大面積的實施與推廣, 干部人事檔案對人的控制與監督功能逐漸弱化, 檔案的作用與價值越來越弱, 人事檔案的重要性與意義日益淡化。在社會生活和人們心目中地位和作用不斷下降, “棄檔”現象愈演愈烈, 一部分人認為檔案是“身外之物”, 有無檔案無所謂。[2]
這就使得大部分高校對人事代理人員的檔案不夠重視, 甚至完全忽視。在調查與訪談中發現, 人事代理人員的工作考察考核、工資晉級、職稱評聘、繼續教育等重要檔案材料, 實際都在用人單位產生。這些工作中的重要檔案材料, 員工本人無權保管, 由用工單位保存。然而人事代理人員的檔案又托管在人才派遣機構, 形式上不屬于用人單位負責。故而在部分高校檔案管理部門工作中, 對于職工在校內產生的職稱評審表、年度考核表等重要檔案材料不聞不問, 不整理不分類, 隨處擺放。
3.3 代理機構對檔案重要性認識不足, 檔案整理缺乏規范性
人才派遣機構作為人事代理人員檔案的管理方, 缺少檔案相關專業人員。普通的工作人員, 認識不到檔案材料的重要性, 檔案管理意識淡薄, 更不懂哪些材料應歸入檔案, 對于檔案的分類及編號等檔案管理的基本內容了解也不深。在干部檔案專項審核工作中發現, 由派遣機構托管的檔案, 人事代理人員的勞動合同、保險等材料沒有存入檔案。而且, 對于用人單位轉入的年度考核、職稱評審等檔案材料, 也未能及時存入檔案, 檔案整理缺乏必要的規范性。
3.4 干部人事檔案材料不完整
一份符合要求的干部人事檔案, 應具備真實性、完整性。然而正如以上提到的原因, 對人事代理人員檔案的忽視以及檔案材料保管的分離, 造成大量重要檔案材料未能及時歸檔甚至遺失, 造成檔案材料的不完整, 給本次干部檔案專項審核工作帶來了極大困擾。如學歷、職稱、聘用合同、社保繳納證明、工資等材料, 對學歷的認定、連續工齡的計算乃至退休的審批等都具有十分重要的作用。檔案材料的不完整, 影響整個檔案的價值及正常使用。
3.5 檔案內容前后不一致, 甚至錯誤
在干部檔案審核中發現, 部分人員的干部履歷表填寫時間前后不一致, 填寫信息不全面、不準確。如籍貫、參加黨團日期等重要內容, 前后不一致。檔案內容中對于最高學歷、出生日期出現涂改, 不同程度地存在著與實際情況及歷史記載不符的現象, 出生日期越填越小, 工作時間越填越早, 學歷越填越高, 嚴重影響了干部人事檔案的真實性和嚴肅性。
4 相關建議
綜上, 人事代理人員, 具有年輕化、高學歷化的特點, 在教學及行政工作中均承擔了重要角色, 日益成為學校發展的中堅力量。而干部人事檔案的管理, 急需積極推進高校人事檔案的現代化、信息化、法制化、標準化管理。[3]
首先, 制定切實可行的干部人事檔案代理制度。人事檔案代理制度涉及人事工作的許多環節, 政策性強, 理應征集多方意見, 制定出一套切實可行的人事檔案代理制度, 確保代理人員檔案的科學化、專業化、規范化管理。可以由人才派遣機構或人才服務中心牽頭, 會同高校的人事管理部門, 遵循人事檔案工作自身的規律, 協調一致, 制定出可操作的規章制度和具體措施, 明確人才交流中心和用人單位的職責范圍、權利和義務、操作程序等, 避免產生相互扯皮、運行機制不通暢等問題。應建立健全人事檔案收集、審核、查閱、借閱、轉遞、材料證明出具等制度, 使人事代理檔案的進、出、管、用逐步規范化, 制定人事代理工作流程, 做到有章可循、有法可依、規范管理, 使人事代理工作步入有序的發展軌道。[4]
其次, 人才派遣機構的職責及服務理念亟待轉變。人才派遣機構作為人才代理方, 每個月向用人單位收取固定的管理費用, 有責任對托管人員干部人事檔案的收集整理負責, 對已經收集到的材料及時整理歸檔。對沒有的檔案材料, 應及時主動的與用人單位聯系。
再次, 高校對人事代理人員的檔案材料應予以重視, 及時補充、更新。當職工被單位錄用后, 個人經歷在動態變化中, 干部人事檔案也處在不斷變為中。高校作為用人單位, 必須隨著人事代理人員經歷的變化, 對新的檔案材料不斷的補充、更新。及時、全面、準確地將每個人的檔案材料歸類整理, 提醒并監督人才派遣機構對人事代理人員的干部人事檔案規范整理。
總之, 人事代理制度仍是今后發展的方向, 干部人事檔案社會化管理也成了今后發展的必然。要使其成為一種通用的、開放的、科學高效的管理模式, 真正發揮更大的作用, 仍需進一步的探索與努力。

作者:admin


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